個人事業主の領収書

個人事業主は領収書やレシートをどう取り扱うべきか?!経費をしっかり計上し、支払う税金を減らすことで、節税できる!!

個人事業主が経費で落とす領収書のすべて

個人事業主が経費を漏れなく落として節税につなげるためのポイントは、ずばり、次の3つです!

ポイント

  • 領収書は可能な限りもらう事
  • 支払はできるだけクレジットカードやICカードなどを利用する事
  • クラウド型の会計ソフトを利用して、カード払いなどの利用明細と連動させる事

個人事業主は、この3つをしっかりとおさえておく事がとても重要です。

今回は領収書の取り扱いから、なぜ領収書が必要なのか、について徹底的に解説いたします。

目次

確定申告に向けて領収書やレシートの保管は必須

事業に関連してお金の支出がある場合、領収書やレシートは個人事業主にとってその支出を証明するために欠かせないアイテムの1つです。

これらの支出の証拠が経費としての証明となり、この証拠を保管しておくことが確定申告の際に経費として申告ができる条件にもなってくるのです。

逆に支出の証拠がないにもかかわらず経費として確定申告していた場合、税務調査が入って罰せられる場合があります

税務調査で指摘されてテレビから姿を消したような芸能人もいます。

税務調査が入っても大丈夫なような万全な体制を整えておくことは重要なのです。

今回は、領収書やレシートの扱いについて詳しく説明します。

領収書に記載する項目は、日時、金額、支払った人、支払った先、但し書き。本当に全部必要?!

市販されている領収書やパソコン等で作成する領収書に記載する項目は、日時・金額・支払った人・支払った先・但し書きです。

原則、これらの全てが記載されていることが望ましいですが、いわゆる「金のみ」という支払った先の会社名などが印字されているものに、金額だけが記載されているような領収書でも実は問題はありません

しかし、記載されていない項目については原則メモをしておく必要があることに注意しましょう。

よく飲食店などで、「宛名をどうしますか?」と店員に聞かれて「無しで」と答えている人がいるのはそういった理由からです。

宛名を教えることがめんどくさいのでそう答えているのだと思われます。

積極的に金のみを推奨するわけではありませんが、金のみであっても、支出の証明としては十分なものであるというのは覚えておきましょう。

いわゆる金のみの領収書は、もらったあと必ず、金額以外の情報をメモ!!

支払った先、金額しか記載されていない領収書をもらった場合、必ずそれ以外の情報をメモしてください

領収書の空白の項目は、日時・支払った人・但し書きですが、支払った人は原則自分自身なのでメモする必要はありません。

ただし、この項目以外で一つだけ、別途メモしておくべき情報があります。

それは、事業との関連性です。

 

具体的な事例で考えてみましょう。

例えば、コンビニで大量のファイルを購入した場合、金のみで領収書をもらったとしましょう。

この場合、コンビニでプライベートな支出をしている可能性があるため、これだけでは経費には認められません。

この場合は、例えば領収書ではなく、レシートを保管しておくと、レシートの内容で何を買ったか判断されます。

そこに「ファイル」と印字されていれば、仕事で使うというものだと判断できるため、経費に認められます。

また、かりにレシートを保管していなかった場合は、金のみの領収書と、但し書きのメモとして「クリアファイル〇枚購入」と書いておけば、事業との関係性を示せるため問題ないでしょう。

 

次に、会議でお茶を出すためにコンビニでお茶を買ったとしましょう。

この場合、レシートだけでも実は不十分です。

レシートにお茶と書いてあるだけでは、プライベートで飲むお茶ではないかと疑われます。

この場合は、会議で使うためのお茶というメモを残しておく必要があります。

このメモさえあればお茶も経費にすることができるのです。

このように、領収書に記載すべき項目が完璧に埋められていたとしても、事業との関連性を証明できなければ、経費にならない場合があるのです。

したがって、領収書やレシートをもらった場合には、事業との関連性をしっかりメモする癖をつけておきましょう

収入印紙が貼ってない領収書でも有効?!

5万円以上の領収書には収入印紙が必要、とインターネット等の情報ではよく見かけます。

この情報を見る限りでは、収入印紙が貼られていない領収書は無効なものと思われるかもしれませんが、そんなことはありません。

収入印紙を貼る義務は、領収書の発行者側にあり受け取る側には義務はありません。

そのため、受け取る側にとっては収入印紙のない領収書も有効なものとなります。

レシートは領収書のかわりになる?!

コンビニやホームセンターなどのレジで発行されるレシートも、金額と支払った先が記載されている場合が通常だと思いますので領収書のかわりになります

また、先ほどのコンビニの例でもそうですが、支払った内容は領収書よりレシートの方が細かく記載されています。

なので、場合によっては領収書よりレシートの方が支出の証拠として強いものになる可能性があります。

ただし、領収書の場合と同様に、必要に応じて、日時・支払った先・事業との関連性などをメモしておく必要があることには注意してください。

領収書がなくても、メモがあれば経費に落とせる!

電車やバスそして冠婚葬祭でのお香典や祝い金等は、一般的に領収書は貰えません。

しかし、事業との関連をメモしてあれば経費として落とせます。

電車やバスは、利用区間が分かれば金額は直ぐに分かりますし、冠婚葬祭も気持ちの部分はありますが、相場がありますので大体の金額は分かります。

ちなみに、電車やバスについては、Suicaなどの交通系ICカードを利用することを強くおすすめします。

交通系ICカードは明細を出力すれば、日付、内容、金額までは証明できますので、あとは事業との関係性を証明さえすれば経費にすることができます。

冠婚葬祭については、現金払いが一般的であるため、支払いを直接証明することは難しいですが、招待状やその冠婚葬祭があった事実を記したような書類を残しておくことで経費として認められます。

クレジットカードの請求明細は領収書の代わりになる!!

実はクレジットカードの毎月の請求明細は領収書の代わりになります

なので、クレジットカードで払っている人は領収書をもらう必要はないのです。

ただし、これはあくまで所得税の確定申告に関しての話です。

実は消費税を申告する必要がある個人事業主は、領収書やレシートが必要になる可能性がありますので注意しましょう。

消費税は支出の内容まで証明しなければならず、クレジットカードの請求明細では不十分な場合があることが理由です。

ポイントは、業務に関係するかどうか!

繰り返しお伝えしていますが、領収書やレシート、クレジットカードの請求明細などを支出の証拠とする場合、業務との関係性をメモしておく必要があることには注意してください。

例えば、居酒屋で〇月〇日に〇円支払っていることがクレジットカードの明細でわかるとしても、それだけでは経費にすることは難しいです。

どの会社の誰と食事をしたのか、どういった目的で食事をしたのかを明確にメモしておくことで、業務との関係性があると証明できるため、経費にできるのです。

家事按分する場合にも領収書は原則必要なので注意

自家用車を事業で利用する場合、事業で消費したガソリン代は経費になります。

この場合には、家事按分という方法を使って1年分のガソリン代から、事業用とプライベート用に費用を振り分けることができます。

ただし年間どれくらい事業用で利用したかを証明する必要があります。

そのためには、車両運用管理表を作成して日々の運行を記録しておくのは有効な方法です。

家事按分で重要なのは、1月~12月までの1年をとおしてどれくらいの頻度で事業用に使用したのかをロジカルに説明できるかどうかです。

 

例えば生活では一切車に乗らず、車は事業用に買っていて、家に駐車場がないという話であれば、100%経費とすることができます。

ちなみに、自家用車がフェラーリやランボルギーニのような高級外車であったとしても、業務で利用していることを車両運用管理表などで説明できれば、利用した部分は家事按分で経費にすることができます。

この家事按分を行う場合であっても、領収書は原則必要であることを知っておきましょう。

 

次に、家事按分の仕訳を下記で紹介します。

~~ガソリン代を家事按分する時の仕訳~~

例えば、年間10万円のガソリン代を使用していたが、車両運用管理表を確認したところ、40%を家事按分で事業の旅費交通費として経費にできるとわかった場合、次のように仕訳します。

日々の給油の際の仕訳は、以下になります。この支払に関しては、領収書などの金額にそって、支払の都度、仕訳をきることになります。

旅費交通費 〇〇円 / 現金預金 〇〇円

年度末に、経費にできない60%部分を事業主貸に振り替える

事業主貸 60,000円 / 旅費交通費 60,000円

10万円の内、6万円がプライベート用になるため事業主貸の科目を使用します。

「事業主貸」は、個人事業主でしか使わない勘定科目です。

この科目は、事業用の資金をプライベートの為に支払った場合に使います。

ちなみに家事按分は、他にも自宅兼事務所の家賃などを経費に落とす際に利用します。

節税する上で大事な考え方ですので、しっかりと理解しておきましょう。

節税したいならクラウド型会計ソフトとクレジットカード、ICカードの利用がおすすめ!!

支出を漏れなく正確に経費にするためには、クラウド型会計ソフトを導入することと、クレジットカード、ICカードなどの利用を積極的に行い、現金払いをなくすことが非常に重要になってきます。

さらに、これから個人事業主になられる方は、事業専用の口座・クレジットカード・ICカードを事業前に作っておくことをおすすめします。

プライベート用と事業用を同じ口座やカードで混同してしまうと、ここから紹介する方法がとても面倒な作業になります。

そのため最初に、事業とプライベートを分けておくことを検討してください。

クラウド型会計ソフトの導入は必須

個人事業主は、経理にかかる時間を減らして本業に専念すべきです。

しかし、必要経費はしっかりと落とさなければ、納める税金が増えてしまいます。

そのため個人事業主にとって、時間をかけずに、漏れなく正確に経費を計上できるクラウド型会計ソフトは必須のアイテムです。

なお、クラウド型会計ソフトの代表的なものはfreeeとマネーフォワードですが、現状どちらも年間1万円ちょっとで利用できますので大変お得です。

筆者は、超初心者であればfreeeを、少し経理を知っている人にはマネーフォワードをおすすめしています。

ちなみに、クラウド型会計ソフトのメリットには下記のようなものがあります。

クラウド型会計ソフトのメリット

  •  クレジットカード、ICカードの明細や銀行機関などと連動できるため、漏れなく正確に仕訳がきれる。
  •  領収書やレシートをスマートフォンで撮影すれば、仕訳がきれる。
  • 撮影した領収書やレシートは会計ソフトにアップロードされるため、管理に役に立つ。
  •  経理実務に時間がかからなくなるにもかかわらず、価格はリーズナブル。
  •  スマートフォン用のアプリが提供されているため、日々の入力が簡単に出来る。
  •  確定申告にも対応しているため、必要な書類が簡単に作成できる。
  •  e-Tax にも対応しているため、税務署へ行かずに申告ができる。
  • 顧問税理士にも気軽に遠隔でチェックを依頼することができる。

できるだけクレジットカード、ICカードを利用して支払いをする

現金での支出では、領収書を入手してメモを書いてその都度会計ソフトに入力する必要があります。

しかし、クレジットカードやICカードを利用した場合には、利用明細が領収書のかわりになりますし、一覧で利用状況が分かります。

さらに、会計ソフトと連動できるため仕訳が楽になります。

この会計ソフトと連動できるというところが本当に経理を楽にしてくれる重要なポイントです。

したがって、繰り返しになりますが、重要なのは、現金払いをしないこととクラウド型会計ソフトを必ず導入することです。

領収書の管理方法や保管期間は?

カード払いの利点を紹介しましたが、まだまだ日本においては、カード払いができず、現金で取引しなければならない場合があります。

また、クレジットカードで支払っていたとしても念のために領収書も保管しているような人も多いことでしょう。

ここでは、領収書の管理方法や保管期間などについて細かく紹介します。

領収書の管理方法に決まりはない!写真で会計ソフトに取り込んで、ファイルに無造作にいれるのもあり?!

会社の経理部門では、領収書をノートに綺麗にはって書類棚へ保存して整理整頓しているケースが多々見受けられます。

しっかりと整理整頓しておくことで、自分たちで領収書を振り返って見たくなったときにすばやく確認することができますし、税務調査が来た時もしっかりと管理していることをアピールすることができるため、このような管理方法をとっているケースが多いのが実情です。

しかし、領収書の保管方法に明確な定めはありません

そのため、領収書を写真に撮って会計ソフトに取り込んで、ファイルにぐちゃぐちゃに入れておいても実は全く問題はありません。

ちなみに、クラウド型の会計ソフトは、写真をもとにAIの画像認識を利用して、自動で仕訳がなされます。

領収書が写真で会計ソフト上に保管されている場合、領収書の原本を保管している目的はただ一つです。

税務署の調査がはいった時に、領収書を出せるようにすることです。

自身での振り返りは会計ソフトを見ればすぐに確認できます。

では税務調査が入ったときに領収書をどこまで丁寧に保管しておけば、悪い印象を持たれないかと考えてみましょう。

さすがに1年分を同じ封筒にどさっと入れておく感じだと、領収書が多い場合には、悪い印象を持たれるかもしれません。

なので、一般的には月別にわけた封筒やファイルを用意しておき、そこに領収書をどさっと入れておくような管理方法をとっているケースが多いです。

ちなみに、クラウド型の会計ソフトを使っておらず、写真を撮っていないとしても、領収書がちゃんとそろっているのであれば、封筒やファイルでの管理で全く問題ありません。

電子帳簿保存法により、現物ではなく画像のみでの保存も可能?!

電子帳簿保存法は、ペーパーレス化を推進するために、領収書などの書類や帳簿を電子データとしてもっていたとしても、紙の書類や帳簿と同等であるものと認める法律です。

そのため、PDFファイルや写真などのデジタルデータとして保存すれば、紙の書類や帳簿は、不必要にということです。

したがって、国も積極的に紙の保存はやめていきましょうと言っているわけです。

 

ここで、ひとつ疑問があります。だったらなんで領収書の原本は保管しなければならないのかという点です。

実は、領収書を写真だけで証拠にできてしまうとなった場合、同じ領収書を何人もが写真をとって、同時に複数人が経費に落とすことができてしまう可能性があるからです。

なので、原本も保管しておき、これは私の領収書ですというのをアピールできるようにしておいた方が無難というわけです。

ちなみに、2020年分の所得税確定申告からは、電子申告(e-Tax)または電子帳簿保存を行っていなければ、65万円の青色申告特別控除が受けられなくなりました

しかしながら、電子帳簿保存をしていることを事前に申告する必要があるのと、そもそも電子帳簿保存については、実務的にまだどうすれば良いのかなど明確になっていない部分も多いため、ほとんどの個人事業主は電子申告をすることで、この65万円の控除を受けることになるでしょう。

したがって、電子帳簿保存法というのがなんとなくあるんだなということぐらい理解しておいてもらえればとりあえずは問題ありません。

保管期間は、青色申告7年、白色申告5年

個人事業主では、所得税法により領収書の保管期間が定められています。

これは青色申告と白色申告で少し異なりますが、7年くらい保管しておかなければならないんだなと理解しておいていただければ特段問題ありません。

ちなみに税務調査は通常過去3年間分をチェックされますので、7年間分保管していたとしても見られるのは通常3年分になります。

なお、厳密な保管期間のルールは以下の通りです。

 

青色申告:7年間保管する義務がある

ただし、前々年度の所得が300万円以下の場合は、5年間となります。

白色申告5年間保管する義務がある

細かい話ですが、保管時期の始まりは申告期限日とされているため、確定申告を行った年の3月15日が起算点になりますのでご注意ください。

領収書のほかに確定申告で必要な書類とは?

確定申告では、領収書は提出する必要はありません。

しかし、税務調査が入った場合、保管した領収書を見せる必要があります。

確定申告の時に提出が必要な書類も実は多々あります。

代表的なものは、所得控除に関するものです。

これは確定申告書の左下にある「所得から差し引かれる金額」に該当する部分で、年金保険料や健康保険料などになります。

また、ふるさと納税をした際の寄付金証明書なども提出が必要な書類とされています。

通常、確定申告が近くなってくると様々な証明書(保険料の証明書や寄付金証明書)が各所からおくられてきます。

これらは、確定申告に必要な書類ですので、大事に保管しておきましょう。

ちなみに、確定申告時には原本を提出しなければいけませんので、自身で振り返りができるようにコピーをとっておく人が多いです。

なお、提出義務がある書類については、以下の国税庁HPで確認すると良いでしょう。

また、領収書以外にも提出はしなくてもよいけど、保管しておかなければならない書類がありますので、以下でまとめました。

▼青色申告で保管しておかなければならない書類一覧

保管が必要なもの 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、賃借対照表、棚卸表など
現金預金取引等関係書類 領収書、小切手控、預金通帳、信用証など
その他の書類 取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類 5年

▼白色申告で保管しておかなければならない書類一覧

保管が必要なもの 保存期間
帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類
業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

引用:国税庁HP

経費になるもの、ならないものを理解する!

支出した費用を経費で落として、節税につなげるためには、領収書をもらっておかなければならなないとこれまで紹介してきました。

しかし、経費に落とせないからと思って領収書をもらっていないことはありませんか?

その中には、経費にできたのにしていなかったものがあるかもしれません。

ここでは、経費にできるものとできないものについて説明していきます。

個人事業主が見落としがちな経費になるもの!!

経費にできるどうかの判断基準は、事業との関係性があると考えられるかどうかです。

よく、個人事業主が経費にならないと見落としている支出として、例えば、事務所があり、平日は事務所で仕事をしているが、土日も家で仕事をしているようなケースの家の家賃などが当てはまります。

自宅兼事務所については、家事按分するという話はさきほどしましたが、実は、事務所があったとしても、家で、日常的にちょっとした仕事をしているような場合には、家賃の一部を家事按分により経費にすることができるのです。

また、その場合の電気代やインターネット代も家事按分で経費にできます。

例えば、自宅に10個のコンセントがあって、業務で利用しているコンセントが2つであれば電気代の20%が光熱費として経費で落とせます。

次に、スーツ代や服装にかかわるものも経費に出来る可能性があります。

例えば士業で、スーツ姿が求められる場合や、業務が野外作業なため作業着を購入する必要がある場合などに支出したものは経費にできます。

そのほか、様々な研修やセミナーも事業を展開していくために必要なものは経費にできます。

例えば、パソコンの技術を向上して仕事の幅を広げたいために受講したセミナーなどです。

このように事業との関係が証明できれば、広範囲のものが経費になります。

個人事業主が間違いがちな、経費にならないものとは?!

事業と関係がありそうだから一見経費にできそうと思えるものでも、経費にできないものもあります。

個人事業主本人の給料は経費にはなりません。

給料以外にも年金保険料や健康保険料などの確定申告で所得控除の対象になるものは、経費になりません。

そのほか、個人事業主自身の福利厚生費も経費にはできません。

例えば、個人事業主がジムに通っている場合のジムの費用は原則として経費にはできません。

あくまで生活費としての性質が強いと判断されるからです。

このように、プライベートな費用と考えることができる支出は原則経費にはできません。

節税においては、事業での支出とプライベートな支出の分けが重要

経費が増えれば、納める税金は減ります。

しかし、なんでもかんでも経費に出来るわけではなく、先ほどからもお伝えしているとおり、事業とプライベートの明確な線引きが重要になってきます。

税務調査の最大のポイントは支出の使い分け

税務署は、事業とプライベートの支出割合をみています。

個人事業主の支出は、事業に使うものとプライベートで生きていくために使用するものに分かれます。

売上に対して、経費が非常に多く、「売上-経費=所得」で計算される所得が極めて少ない場合、税務署は「この人、本当にこんだけのお金で生活できているの?」とか「プライベートの支出も事業の経費にしているのでは?」と疑います。

実は、税務署が個人事業主の税務調査に入る場合の多くは、この点をまずは調査しにきます。

逆にいうと、この経費とプライベートな支出の使い分けさえ間違えなければ、まず税務調査で大きな指摘をされること少ないといえると思います。

当然ですが、売上の過少計上などの明らかな不正会計を働いている場合を除きます。

個人事業主ってそもそも何?

さて、たびたび出てくる「個人事業主」という言葉ですが、そもそも個人事業主の定義は何でしょうか?

税金を納めている市町村を所轄する税務署へ「個人事業開業届出書」を提出した人を、個人事業主といいます。

では、法人との違いはどうでしょうか。

株式会社などの法人は、一般的に営利企業とよばれており、利益を追求する目的で集まった組織になります。

この違いを踏まえた上で、改めて税務と絡めて両者を考えてみましょう。

個人事業主というのは、あくまで開業届を出した個人です。

ここで、税務署がイメージしている個人事業主というのは、例えばバイトをしながら、週2で知り合い相手に家庭教師の仕事をしている人などを想定していると考えてもらえばいいかもしれません。

したがって、経費に関しては、非常にプライベートな費用と使い分けが難しく、曖昧になりがちです。

そこで事業との関係性をしっかり税務調査では見られますし、そもそも給与所得と事業所等を合算した合計の所得が上がれば税率が上がる累進課税制度などが採用されています。

一方で、法人はそもそも利益を追求するためにあるものと考えられていますので、利益をある程度コントロールすることも今後の事業展開を考えれば一時的に必要だと税務署は理解していますし、利益をたくさん出したいときはたくさん出させてあげるべきだという発想があります。

 

このような理由により、法人は、利益が増えても過度に税金が増えないように、税率は利益に対して原則一定になっていますし、社長の給料も経費にできるなど、費用にできるものの自由度も個人事業主より格段に高くなっているのです。

このような個人事業主と法人の違いを考えてみると、おのずと、個人事業主がなぜ経費とプライベートな費用の使い分けを税務署に見られているのかがわかると思います。

個人事業主とサラリーマンの違いとは?

節税のためには経費をできるだけ計上すべきであり、領収書は経費を落とすために必要であるという話を先ほどからしてきました。

では、なぜそこまで個人事業主は節税を意識しなければならないのでしょうか。

逆にいうとサラリーマンの人は節税を意識しなくてもよいのでしょうか。

実は、サラリーマンも経費を計上した節税を行うことはできるのです。

ただし、給与所得控除という経費のかわりになる所得に応じた控除が存在していることから、通常この給与所得控除の範囲内でサラリーマンとして必要な経費を使ってねというようなニュアンスで、税務署は考えています。

 

ちなみに年収が600万円のサラリーマンで給与所得控除が170万円ほどに上ります。仮に良いスーツなどを買ったとしても170万円を超えることはまずないのではないでしょうか。

したがって、実質的に、経費を申告しないサラリーマンが多いものと思われます。

したがって、サラリーマンができる節税は、ふるさと納税や生命保険の控除など、経費以外の主に控除を利用した節税に限定されるようになっています。

控除を利用した節税は企業が年末にサラリーマンに確認をとってくれますので、サラリーマンが企業側にその控除の内容を伝えるだけで、あとは企業がかわりに確定申告のかわりとなる年末調整を行うだけで、サラリーマンは面倒な確定申告を原則しなくてよいという構図になっているわけです。

一方で、個人事業主は必ず確定申告をする必要があります。

確定申告では事業に関する費用は必要経費として自己申告する必要があります。

サラリーマンの給与所得控除のようなものはありません。

こういった理由から、個人事業主はしっかりと経費を落とす必要があり、そのためには領収書はしっかりもらっておいた方が良いという構図になっているわけです。

まとめ

いいかがでしたでしょうか。

領収書は原則しっかり保管しておきましょう。また、業務に関係する費用はすべて経費にすることで、しっかり節税しましょう。

  • この記事を書いた人
篠 昌義(公認会計士/税理士)

篠 昌義(公認会計士/税理士)

有限責任監査法人トーマツ(デロイトトーマツグループ)で大企業から中小企業までの監査やコンサルティング、税理士法人平成会計社(現税理士法人令和会計社)で大企業の法人税から個人の所得税まで幅広く実務を担当したのち、自身も経営者としてシェアリングテクノロジー株式会社(東マ:3989)の取締役CFOから代表取締役まで幅広く経験。シェアリングテクノロジー株式会社では東証マザーズ上場の責任者を務めるだけでなく、事業推進、資金調達、M&A、組織改革などを幅広く遂行。 詳しい経歴・プロフィールは当メディアの運営者情報をご覧ください。

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