個人事業主の領収書

【個人事業主必見】経費を落とすための出金伝票の書き方とは?領収書やレシートがなくても経費に落とすためのポイントとは?

出金伝票の書き方講座

個人事業主として仕事をしていると、経費のためにレシートや領収書を残すことが多いです。

しかし支払いの内容によっては、レシートや領収書が出ない場合もあります。

この時に役立つのが、出金伝票や会計ソフトです。

出金伝票で支払を残したり、会計ソフトで切った仕訳の摘要欄に支払いについて残しておいたりすれば、レシート等がなくても問題視されません

今回は経費を落とす際に使用する出金伝票、会計ソフトの摘要の書き方について解説します。

目次

出金伝票って何?

出金伝票は名前の通り、出金を記録・整理するための伝票です。

まずは出金伝票がどういうものなのか、どうやって使うか等の基本的な知識を解説していきます。

出金伝票は、領収書やレシートがないときのためのもの?!

会計ソフトやPCがなかった時代は、お金の管理は伝票を使って行っていました。

レシートや領収書がなくても、出金伝票があればそれがお金の流れがあったことを証明する一つの手法になったのです。

レシートや領収書の代わりとしての機能はあくまでも副次的な目的です。

出金伝票の本来の役割は、出金の記録と管理となります。

出金伝票が役に立つ場面はどこ?割り勘の場合など、具体的な使い方を紹介

では、現在で出金伝票が役立つ場面はどんな時でしょうか。

よく使われる場面としては、食事代を割り勘した時等がそれに当たります。

この場合、レシートや領収書はもらえません。

代わりに出金伝票に支払ったお金を記入して、お金を管理するのです。

この他、お祝いやお見舞いの品やお金等、レシートや領収書を切るのが難しい場合にもよく活用されます。

仕事に関係したセミナーやイベントの参加費に使用される場合も多いです。

もちろんレシートや領収書をもらい忘れた時や、紛失してしまった時に変わりとして使用する場合もあります

出金伝票の書き方は?書式や見本はあるの?テンプレートを無料でダウンロードできる?!

次に、出金伝票の書き方について解説していきます。

出金伝票には決まった書式や書き方はありません

複式簿記の原則に従った内容が記入できれば良いとされています。

そのため、エクセル等で自作した出金伝票でも問題視されません。

以下の図は、会計ソフトのfreeが公開している出金伝票のテンプレートです。

細かい部分に違いはあっても、基本的にはこのような形のものが使われています。

出金伝票の書式例

出金伝票は色々な所で手に入れられます。

お店では、文具店や100均ショップの文具コーナー等に置かれています。

ネットでは、「出金伝票 テンプレート」で検索すると、出金伝票のエクセルテンプレートを公開しているサイトを見つけられます。

以下のURLは、ネットで公開されている出金伝票のテンプレートサイトです。

freeeなどの会計ソフトやExcelファイル、帳簿へのメモで十分?!

実は、レシートや領収書がなくても、出金伝票に記入するような内容がしっかり残されていれば、経費計上は可能です。

つまり出金伝票を使わなくても、会計ソフトの摘要欄やエクセルシートにまとめてあれば、問題ありません

会計ソフトやエクセルに入力すれば、ある程度自動で経費を管理できる点から考えると、今の時代に出金伝票による管理は時代遅れです。

出金伝票に記入した方が、信ぴょう性が高まるという意見もあります。

しかし帳簿管理のルールからすれば、記入してある内容さえしっかりしていれば、記入や入力している所が出品伝票でなくても問題はないのです。

出金伝票以外にも、売上などの入金を記録する入金伝票や入出金を伴わない取引を記録する振替伝票などが存在

ちなみに経理管理で使う伝票には、色々な種類があります。

売上や現金の入金があったことを管理する入金伝票や、現金以外の取引を記入・管理する振替伝票等です。

簿記の勉強をしていると、出金伝票のほかにこれらの伝票を見かけます。

しかし今時はこれらの伝票を使っているケースはほとんどありません

会計ソフトを利用するのが一般的です。

経費を落とすための出金伝票の作成方法は?

経費に落とすために出金伝票の作成や会計ソフトへのメモを行う場合、この作成や入力が正しく行われていないと、経費として認められません。

次の項目では、経費を落とすための出金伝票の作り方を解説していきます。

経費が認められる要件は事業に関係している経費であるかどうか

費用が経費として認められるには、いつ、どこで、どういう目的で使った費用なのか、そしてそれが事業にどう関係しているかを証明できなくてはいけません

何でもかんでも経費に落とせるという訳ではないのです。

経費として認められるには、費用の内容が事業に関係していることを、第三者の目から見ても分かるようにする必要があります。

出金伝票や会計ソフトの摘要欄を作成する時は、この考えを頭に置いた状態で行って下さい。

出金伝票に書くべき項目をサンプルで紹介

では、実際に出金伝票に書くべき項目を、サンプルの図を使って説明していきます。

まずは以下の図をご覧下さい。

出金伝票の記入する欄に、番号を振り分けた図です。

この図では、取引先との打ち合わせに喫茶店を利用したとして記入してあります。

出金伝票の記入例

▼出金伝票で記入する項目一覧

1.年月日 出金伝票を切った年月日を記入します。
2.支払先 お金を支払った先の会社やお店、人物について記入します。
3.勘定科目 出金伝票を切った費用の勘定科目を記入します。
4.摘要 費用の種類や簡単な説明を記入します。
5.金額 支払った金額を記入します。
6.合計額 その出金伝票に記入した金額の合計額を計算し、記入します。

この6つの項目はすべて重要で、1つたりとも基本的には欠かしてはいけません

特に適当になりがちなのが、4の「摘要」です。

この摘要は簡単な説明で大丈夫ですが、税務署がきたときに「これ本当に事業上必要なんですか?」と聞かれたときにこの摘要をもとに、「〇〇の理由で事業に必要だったんですよ」と当時を思い出して答える必要があることに十分に注意してください。

そもそも経費に落とせるものと落とせないものは?

先程の例に使用した交際費等、費用の中にはプライベートでも事業でも発生する費用が存在します。

このような費用があると、経費として落とせるものと落とせないものの区別が分からない、という方もいるのではないでしょうか。

次の項目では、経費に落とせるものとそうでないものを解説していきます。

これを覚えておかなくては、出金伝票の書き方を覚えても意味がありません。

しっかり覚えておきましょう。

経費に落とせるものを一挙公開

まずは経費に落とせるものを公開します。

以下の費用が発生した時は、原則として経費としておとせます。

▼経費に落とせるもの一覧

人件費 従業員を雇っていた場合にかかる費用
接待交際費 取引先等と仕事上必要として行った接待や交際にかかる費用
旅費交通費 仕事で発生した交通費や宿泊費
研究開発費 仕事に役立てるために参加したセミナーや勉強会等にかかる費用
新聞図書費 仕事に役立てることを目的として購入した新聞や書籍にかかる費用
地代家賃(※) 自宅や事務所等仕事をしている所の地代や家賃(ただし、事業に必要な部分のみ)
水道光熱費(※)

 

仕事をしている所で発生した水道光熱費
通信費(※) 仕事で使用した電話やネット、FAXにかかる通信費
外注工賃 業務の委託や外注にかかった費用
宣伝広告費 事業の宣伝や広告に使用した費用
租税公課 税金の支払いに使用した費用
給料賃金 従業員に支払った賃金
諸会費 事業団体に参加するための費用や、事務所の自治会費等
消耗品費 文房具やプリンターの紙やインク等の消耗品にかかる費用(10万円以下)
減価償却費 10万円、又は30万円以上の備品購入価格を耐用年数に応じて費用化したもの
慶弔費 冠婚葬祭に応じたお金や、お祝い品の購入にかかる費用

自宅で仕事をしている場合、事業で使用した分とプライベートで使用した分を分ける必要があります。

これを家事按分といいます。

表の中に(※)がついたものがありますが、これはこの家事按分をする必要がある可能性が出てくることが多い費用です。

費用によって家事按分の計算方法は違いますので、計算が必要な場合はその費用に合わせて調べるようにしましょう。

また家事按分について詳しく知りたい方は、こちらの関連記事をお読みください。

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経費に落とせそうで落とせないものは?

経費に落とせるものをさきほどご紹介しましたが、逆に経費に落とせそうで落とせないものはどんなものがあるのでしょうか?

以下簡単にご説明いたします。

【1】事業と関係のあると説明をつけられない接待交際費、会議費など

当然のことながら、事業と関係のない接待交際費や会議費は経費にすることができません

具体的には、会議費なのに過度に高級な場所を利用していた場合、接待交際費なのに従業員のみであるなど、事業と明らかに関係のない人のみが参加していた場合などです。

【2】個人事業主自身の給料、福利厚生費、保険料や税金など

従業員の給料などは経費にすることができますが、個人事業主自身の給料や福利厚生費などは、経費にすることができませんので注意してください。

【3】借入金の元本の返済

借入金は借りたときに負債計上し、返す時に負債がなくなるといったものです。

なので元本の支払いは、あくまで借りていたものを返しているにすぎず、費用にはなりませんので、注意してください。

【4】敷金や保証金

敷金や保証金は契約が終わった時に返却される性質のものなので、経費にはできませんので注意してください。

なんでもかんでも出金伝票を使えば、経費を落とせるわけではない

落とせる費用と落とせない費用を学ぶと、出金伝票を使えば何でも経費にできるという訳ではないことが分かります。

経費で落とすには、その費用が事業と関係があることを明確に証明できなくてはいけないのです。

したがって、出金伝票をきりさえすれば、経費にできるというわけではないので、注意しましょう。

基本は自分以外の相手方もしくは第三者による出金の記録がなければ経費に落とせない

経費で落とせるかどうかの判断は、自分以外が発行した出金の記録があるかどうかという点がまず重要になります。

実際にお金を払い、商品やサービスを利用した証拠を自分でメモしたものが出金伝票です。

しかし本当は経費が発生したことを証明するものとして、相手方が発行したレシートや領収書や、第三者が発行したクレジットカードの明細の方がより確実に支払ったと証明できるというわけです。

したがって、出金伝票は相手方もしくは第三者による経費の発生が証明できない時等、仕方がない場合のみに使うものと考えましょう。

こういうときに経費に落とせる落とせない、出金伝票で足りる足りないがわからなければ、税理士に相談すべき

これまで出金伝票と経費の関係を解説しました。

解説を見てもいまだに経費で落とせるかどうか、出金伝票で済ませられるかどうかの判断が付かない方もいらっしゃるかと思います。

どうしても経費や出金伝票のことが分からない、という場合は税理士に相談するといいでしょう。

税理士は経理のプロです。

経費の判断や出金伝票の正しい切り方等、経理に関する判断を的確に行ってくれます。

経費や出金伝票のことが分からない、間違えるのが怖いという方は、税理士に相談してみて下さい。

そもそも出金伝票を使うべきではない!!

もしこれから経理の管理をするのであれば、出金伝票よりも会計ソフトを入れた方がはるかに簡単で、間違いがありません

経費の管理は出金伝票をはじめとした紙による管理よりも、会計ソフトを使った電子的な管理の方がおすすめです。

その理由を解説していきます。

一定規模以上の法人で出金伝票を使っている会社はない

現在、一定規模以上の法人で出金伝票を使っている会社はないといってもよいでしょう。

膨大な取引や経理の情報を管理するのに、用紙を使った管理は効率が悪いためです。

出金伝票は用紙一枚一枚に取引を記入して管理します。

取引を集計しようとしたら、その用紙をすべて集め、整理した上で電卓を叩かなくてはなりません。

会計ソフトなら、集計したい情報を入力すれば、会計ソフトが自動で情報を収集・管理してくれます

また、出金伝票は一々記載しなくてはならない手間があります。

当然、間違いがあっては会社全体に影響を与えてしまいますから、メモの様に気軽に書ける訳ではありません。

このような事情から、現在は大きい会社で出金伝票を使用することはありえないのです。

ちなみに、エクセルを使えばよいという方もいらっしゃるかもしれませんが、エクセルもおすすめできません

エクセルだと集計は簡単にできますが、確定申告書の作成や、資産の管理などまで経理を複合的に考えるとなると、伝票ほどではありませんが、こちらも相当手間がかかってしまうからです。

freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使えば、出金伝票は不要

freeeやマネーフォワード等の会計ソフトは、クレジットカードや銀行口座と連携することで、経費を自動で記帳できます。

出金伝票のように日付、金額を記入する必要はなく、割り当てられた勘定科目が正しいかを確認し、必要があればメモを残す程度で記録、経理処理が完了します。

また、自動で記録が残せないようなものても、入力すればちゃんと取引を記録してくれます。

入力自体は出金伝票に記録するよりもはるかに簡単で間違いにくくなっていますから、手書きで記帳していた時に比べれば、圧倒的に作業効率を向上できるのです。

出金伝票に残すような内容は、会計ソフトを使って管理しましょう。

会計ソフトにもれなく入力すれば、確定申告や経営分析も手軽にできるようになれますよ。

伝票制の生い立ちとは?

まず、伝票を使った会計方法は、伝票制といいます。

伝票制とは仕訳帳を使わず、取引を簡単に記入した伝票を使って記録・管理する方法です。

取引を伝票に記録することを起票といいます。

起票された伝票は、後で各勘定項目についてまとめた帳簿である総勘定元帳にまとめられます。

仕訳帳の場合だと、ノートの内容を一行ずつ確認しなくてはいけない上に、分担して作業ができません。

一人の人が膨大な仕訳を総勘定元帳にまとめることになります。

 

伝票制なら、伝票が取引の内容ごとにまとめられているため、作業を複数人で分担できます。

伝票は伝票制のルールに則ってまとめられているため、経理の知識がなくてもある程度の作業を手伝うことも可能です。

会計ソフトやパソコンなどがない時代には、このようなアナログな方法がとられていた名残で出金伝票というのは存在していることが分かったかと思います。

総勘定元帳から最終的に決算書まで反映される

伝票の取引を総勘定元帳にまとめたら、それを基に決算書を作成していきます。

決算書を作成した後の伝票は、保管期間が法律で決められており、その期間の間は大切に保管しなくてはいけません。

個人事業主の場合、伝票やそれをまとめた総勘定元帳は7年間保管・管理しなくてはならないとされています。

ちなみに、会社の場合は、法人税法上は7年間、会社法では10年間の保管が義務付けられています。

一般的に、管理しなくてはならない期間が長い会社法の年数で保管されている場合が多いです。

今では、総勘定元帳も会計ソフトからいつでも出力することができます。

総勘定元帳は、単なる仕訳の一覧というイメージしかないかもしれませんが、実はこのような歴史があったのです。

伝票制には1伝票制、3伝票制、5伝票制が存在

伝票制には3つの方法があり、それぞれ伝票管理の方法が違います。

種類と違いを簡単にまとめると、以下の様になります。

▼各伝票制の違い

1伝票制 仕訳伝票のみを使って管理する方法です。全ての取引を仕訳伝票に記載して管理します。
3伝票制 入金伝票、出金伝票、振替伝票の3つの伝票を使って管理する方法です。入金と出金以外の取引は、全て振替伝票で伝票します。
5伝票制 入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票の5つの伝票で管理する方法です。入金、出金、仕入、売上以外の取引は、全て振替伝票で管理します。

1伝票制は一つの伝票のみを使うため、仕入帳を使った管理とほとんど変わりません。

仕訳や集計に手間がかかることから、現在ではほとんど使用されていない方法です。

現在は、企業が行う取引に合わせて、3伝票制か5伝票制が採用されています。

とはいっても、実際に企業が取引の管理で使っているのは、会計ソフトです。実際に紙の伝票で管理している所は、ほとんどないと思っていいでしょう。

まとめ

出金伝票は会計ソフトやPCがなかった時代に取引を管理するために使われていた伝票です。現在では、レシートや領収書がない時に仕方なく使うことが多いですが、この役割も会計ソフトがあれば出金伝票をわざわざ用意する必要もありません。

 

会計ソフトなら、クレジットカードや銀行口座から自動で取引を記録してくれます。自分で入力しなくてはいけない場合も、出金伝票に記入するよりはるかに簡単です。出金伝票を使うよりも、会計ソフトの導入をおすすめします。

  • この記事を書いた人
篠 昌義(公認会計士/税理士)

篠 昌義(公認会計士/税理士)

有限責任監査法人トーマツ(デロイトトーマツグループ)で大企業から中小企業までの監査やコンサルティング、税理士法人平成会計社(現税理士法人令和会計社)で大企業の法人税から個人の所得税まで幅広く実務を担当したのち、自身も経営者としてシェアリングテクノロジー株式会社(東マ:3989)の取締役CFOから代表取締役まで幅広く経験。シェアリングテクノロジー株式会社では東証マザーズ上場の責任者を務めるだけでなく、事業推進、資金調達、M&A、組織改革などを幅広く遂行。 詳しい経歴・プロフィールは当メディアの運営者情報をご覧ください。

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