経費にできる範囲

【フリーランス必見】個人事業主は食費や接待交際費をどこまで経費にできるの?経費にできるものを正しく理解して節税しよう

食費はどこまで経費にできるのか?

個人事業主をしていると、仕事の付き合いで飲みにいったり、ランチにいくことも多いでしょう。

しかし、そういった食事代をどこまで経費にできるのか、どういった場合は経費にできるのか頭を悩ませるときは多いのではないでしょうか。

結論からいうと、業務上必要な食事代だと証明できれば経費にすることができます

キャバクラなどの接待を伴う店での飲食代も同様です。

では、具体的にどういったときに業務上必要だと証明できるのでしょうか。詳しく解説いたします。

目次

領収書やレシートの保管とメモや帳簿への記録が大前提!!

さて、まず業務上必要と証明するためには、領収書を必ずもらうようにします。

ただし、領収書がなくても、レシートやクレジットカードの明細などでも認められる場合があります。

ポイントは以下を証明できるようにすることです。

ポイント

  • 食事や接待があった日時
  • 食事や接待の場所
  • 食事や接待の相手
  • 食事や接待の目的
  • 支払った金額

これらが客観的に証明できれば十分でしょう。

領収書の方が、店のハンコが押してあるなど、より証明力が強い場合が多いことから、レシートやクレジットカードの明細より領収書の方が良いといわれているにすぎません。

領収書であっても、接待の目的や接待の相手はのっていませんので、目的や相手はメモしておくことを忘れないようにしましょう。

業務上必要と判断される範囲はどこまで?

では、ここからは具体的にどういうケースの場合に、業務上必要と判断されるのかみていましょう。

一人での昼食は原則NG

原則として、個人事業主自身の食事代は経費にできません

なぜなら、プライベートの生活をしていても、食事は必要であり、食事をしながら仕事をしていたとしても、業務上直接的に必要とは認められないからです。

しかしながら、得意先へ訪問していて、少し時間があいたから、喫茶店によって、資料の整理していた場合は、その喫茶店は場所代として必要だったと判断される場合があります。

しっかり、仕事で必要だったと判断される目的をメモしておくことが重要です。

ランチミーティングは業務上必要であれば会議費として経費に計上できる

では、一人での昼食ではなく、ランチミーティングのような形で、取引先と一緒の食事をとっていた場合はどうでしょうか。

こちらは、業務上必要であったことを比較的容易に証明できますので、原則として、経費にできます。

ただし、従業員とランチミーティングをした場合は注意が必要です。

というのも、特定の人と必要以上にランチミーティングをしていた場合には、必要性を疑われる可能性があるからです。

したがって、従業員とランチミーティングを行う場合には、従業員全員に平等に機会を与えるようにランチミーティングをセッティングすることが重要です。

ちなみに、会議目的としてランチやディナーを経費に落としたい場合に、必要以上に高価な食事やアルコールを頼むのはNGですので、注意してください。

従業員と慰労目的で食事や飲み会をセットした場合はどうか?所得を減らす目的の裏技としても使える!

さきほどは、あくまで会議目的のランチでしたが、慰労目的の場合はどうでしょう。

慰労目的の場合も、従業員全員に平等に機会を与えていれば、福利厚生費として経費に計上できます。

例えば、12月末に収入が予定より多く出た場合に、思い切って従業員全員を対象に、慰労パーティを開くといった方法で節税につなげることもできますので覚えておきましょう。

スーパーやコンビニで食事やお酒を購入した場合は?

残念ながら、店で食事やお酒を買った場合には、原則として経費とすることはできません。

ただし、例えば、会議に際して、お菓子やお茶を提供するような場合には、経費にできるケースもあります。

キャバクラ代やその帰りのタクシー代も経費に落とせる!!接待をするときは思い切って、使ってしまう方がお得?!

キャバクラも取引先となら経費になる

得意先や取引先とのキャバクラ代も、キャバクラにいくことによって業務が円滑に進められる場合には、経費に落とすことができます。

一方で、従業員とのキャバクラ代は、福利厚生費になるかならないかという話になってきますが、慰安目的としては認められないと判断されるケースもありえますので、あまりおすすめしません。

キャバクラなどの夜の店は遅くまでやっていることも多く、帰りの電車がなくなるケースも多々あります。

なので、帰りのタクシー代も接待交際費として落とすことができます

あと一押しで、契約が締結できそうであったり、キャバクラが好きそうな相手だと判断した場合には、思い切って高級なキャバクラで羽振りよく使ってしまうことも時には必要になるかもしれません。

ホテルについてる朝食代は経費にしても容認されるケースが多い

本来、出張先での個人事業主が一人で食べる朝食代は、経費にすることはできません。

しかし、ホテルで朝食がついている場合などは、朝食代部分が明確にはわからない場合があったり、業務上必要な宿泊の一環であるという考え方もできるため、経費として認められる可能性が高いです。

経費で落ちるかどうかという問題と仕訳や計上方法などは関係ない

よく、食事や接待は、会議費、交際費、旅費交通費、福利厚生費のいずれかでないと経費に落とせないというニュアンスの記事をよく見ます。

しかし結論としては、仕訳や計上方法によって経費にできるできないが決まってくるわけではありません。

何度もいいますが、食事や接待が経費に落とせるか否かを決めるポイントは、事業と関係するか否かを証明できるかどうかです。

接待相手として嘘の名前を書いたらばれる?

家族との食事をした際に領収書をもらい、接待相手に違う人の名前を書くという方法で、本来落とせない飲食代を経費に落としている人をよくみかけます。

基本的にそういう嘘の名前を書いたとしてもばれないですが、過度に同じ人の名前を書いてしまっていた場合、反面調査でばれることがあります

具体的には、その書かれた名前の人のところに税務調査に入り、実は違うところで別の会食にいっていたりしていることがばれれば否認されることになります。

この場合は、故意の脱税行為と判断され、多額の課徴金をとられる可能性があります。

確定申告はfreeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使うのがおすすめ

freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトは、クレジットカードの明細と連動しているため、頻繁に食事代を経費で落とす人にとっては便利です。

またこれらの会計ソフトはクラウドなので、スマートフォンでも簡単にメモや仕訳ができるため、出先でさらっと、食事の目的や参加者などをメモすることも可能です。

税理士に相談することも有用

食費や接待交際費は、過度に経費に落としていると、税務署から目を付けられやすい項目です。

こういう場合は経費に落とせるのか?と迷った時に、電話一本でさらっと解決してくれるのが顧問税理士のよいところです。

もし、少しでも不安があるのであれば、月額数万円ですむため、顧問税理士をつけておくのも有用です。

また、税理士会は無料相談会というものを開いているため、そういったイベントを利用するのも手です。

あと税理士にもよく相談すべき事項ですが、規模が拡大してくると、経費の範囲が広くなる法人化を検討するのもありです。

食事代についても法人の方が認められる場合が多いです。

食費や接待交際費以外の迷いやすい経費

食費や接待交際費以外でも、個人事業主にとって悩みやすい経費は多々あります。ここではそれらの一部をご紹介します。

事業で自宅を使っている場合の家賃は、事業に使用している割合が経費に認められる

自宅兼事務所として自宅を利用している場合は、家事按分という方法で、事業に使用している割合を経費にすることができます。

家賃の場合は、面積を利用して事業に使用している割合を算出するのが一般的です。

ちなみに、車のガソリン代、携帯電話代、水道光熱費なども、家事按分を利用することができます。

家賃を経費で落とせるかどうかについては、詳しく解説した記事がありますのであわせてご覧ください。

家賃はいくまで家事按分して経費にできるのか?
【完全保存版】個人事業主が自宅の家賃を経費に計上する方法とは?家事按分がポイント!!

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電子マネーで支払った交通費も経費になる

電子マネーは電車以外でもコンビニなどでも使えるため、チャージの際の領収書だけでは経費として認められない可能性が高いです。

交通費として認められるためには、外交記録が必要になりますので、気を付けてください。

事業で車を使った場合の駐車違反の罰金は経費にならない!

駐車違反の罰金は経費には認められません。しかし、一般的にレッカー代は経費にできるとされています。

名刺代や年賀状代は広告宣伝費として経費にすることができる

名刺や年賀状もあくまでプライベート用ではなく、事業の宣伝目的であると認められれば、経費にすることができます。

スーツ代は、経費にならない可能性が高い

スーツは、仕事で使うことがほとんどですが、冠婚葬祭でも使えるため、経費にならないとされる場合が多いです。

ただし、冠婚葬祭用をしっかり分けていて、完全に仕事用であると証明できる場合には、経費にすることができる可能性が高いです。

セミナー参加費は経費になる

そのセミナーが業務に必要と証明できれば経費になります。

個人事業主自身のスポーツクラブの会費は経費にならない!

スポーツクラブの会費、健康診断の費用は、個人事業主自身で使う場合には、プライベート用と判断されます。

一方で法人の場合は経費にすることも可能ですが、個人事業主の場合には経費にすることはできません。

ちなみに、個人事業主自身の生命保険料の支払いも同様に、経費になりませんが、生命保険料控除の対象にすることはできます。

自宅兼事務所においた観葉植物の費用は経費に認められる可能性が高い

観葉植物は事業用に利用する部屋においてあれば経費に認められる可能性が高いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

食費や接待交際費は個人事業主の場合、制限なく経費にすることができる反面、経費にできるかどうかが悩ましい場面も多い項目です。

経費にできる食費や接待交際費をしっかりと理解し、節税に役立てましょう。

  • この記事を書いた人
篠 昌義(公認会計士/税理士)

篠 昌義(公認会計士/税理士)

有限責任監査法人トーマツ(デロイトトーマツグループ)で大企業から中小企業までの監査やコンサルティング、税理士法人平成会計社(現税理士法人令和会計社)で大企業の法人税から個人の所得税まで幅広く実務を担当したのち、自身も経営者としてシェアリングテクノロジー株式会社(東マ:3989)の取締役CFOから代表取締役まで幅広く経験。シェアリングテクノロジー株式会社では東証マザーズ上場の責任者を務めるだけでなく、事業推進、資金調達、M&A、組織改革などを幅広く遂行。 詳しい経歴・プロフィールは当メディアの運営者情報をご覧ください。

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